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情報公開

文書ファイル管理簿

文書ファイル管理簿の検索

「独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律」に基づき、 文書ファイル管理簿 (当機構が保有する文書ファイルの一覧) を下記のとおり公開しています。 不明な点は上記情報公開室までご連絡下さい。

大分類(施設)

使い方

1. 検索

  • 独立行政法人国立文化財機構文書ファイル管理簿の検索を行うには、検索条件を指定して、「検索」ボタンをクリックして下さい。

2. 検索結果

  • 検索結果の件数と一覧が表示されます。詳細データを表示するか、検索をやり直すかを選択してください。
  • 詳細データを表示する場合は、該当の「文書ファイル名」をクリックしてください。
  • 検索をやり直す場合は、「検索画面へ戻る」をクリックしてください。
  • データの表示順は、初期状態はデータ登録順です。項目名に▼のある項目では、クリックすることで、当該項目での昇順、降順を指定できます。

3. 詳細表示

  • 新しいブラウザウィンドウが開き、当該文書ファイルについての管理簿の全記載内容が表示されます。
  • 詳細表示画面は新しいブラウザウィンドウですので、閲覧終了時は、ブラウザ本体の「閉じる」等の機能でウィンドウを閉じてください。

検索条件の指定

大分類(施設)

  • 初期状態は「(全て)」で、独立行政法人国立文化財機構全体にわたって検索します。
  • 個別に博物館・研究所等を指定する場合は、すべての選択を解除し、個別に選択してください。複数選択可能です。

「中分類(担当部課名)」、「小分類(業務の区分)」、「文書ファイル名」

  • 記入式です。検索する文字列を記入してください。
  • 何も記入しないと、全てを指定したことになります。
  • 同一項目に複数の検索条件を指定する場合は、検索条件とする文字列の間を空白で区切って記入してください。なお、検索条件は各文字列の「論理積」となります。詳しくは別項の「検索条件の取扱い」をご覧ください。
  • 算用数字を記入する場合は、半角を使用してください。全角では条件に合致しません。詳しくは別項の「検索条件の取扱い」をご覧ください。
  • カタカナを記入する場合は、全角を使用してください。半角では条件に合致しません。詳しくは別項の「検索条件の取扱い」をご覧ください。

「作成(取得)年度」、「保存期間満了年度」

  • 記入式です。検索する年度を西暦で、4桁の半角数字により記入してください。
  • (例)平成26年度の場合、西暦で2014年度ですので、「2014」と数字のみ記入してください。
  • 単年度を指定する場合は、「~年度から」「~年度まで」の両方に同じ数字を記入してください。

検索条件の取扱い

複数項目

  • 複数の項目で指定された検索条件は、「論理積」として扱われます。つまり、指定された全ての条件を同時に満たすデータを検索します。
  • (例)「小分類(業務の区分)」に「給与」を、「文書ファイル名」に「手当」を、それぞれ指定すると、システムは文書ファイル管理簿の「小分類(業務の区分)」に「給与」が含まれ、かつ、文書ファイル名に「手当」が含まれるデータを検索します。

同一項目内の複数条件

  • 同一項目内に指定された複数の検索条件は、「論理積」として扱われます。
  • (例)「作成(取得)年度」及び「保存期間満了年度」では、「~年度から」と「~年度まで」の各検索条件を、システムは「論理積」として扱います。したがって両方の年度を指定することで、はじめて「~年度から~年度まで」の情報が検索されることになります。
  • 「~年度から」のみ指定して、「~年度まで」を省略すると、指定された年度から、最後の年度までを検索します。
  • 「~年度から」を省略して、「~年度まで」のみ指定すると、最初の年度から指定された年度までを検索します。

部分一致

  • 記述式の検索項目である「中分類(担当部課名)」、「小分類(業務の区分)」、「文書ファイル名」は、検索条件として指定された文字列の「中間一致」条件にて検索します。
  • (例)「文書ファイル名」に「公印」を指定すると、システムは文書ファイル管理簿の「文書ファイル名」に「公印」という文字列が含まれるデータを検索し、「平成25年度公印使用簿」や「平成26年度公印使用簿」等が結果として得られます。

全角/半角

  • このシステムでは、アルファベットや算用数字などの「全角」と「半角」を区別して検索します。
  • 文書ファイル管理簿では、算用数字に半角を使用しています。条件として全角の算用数字を指定すると、合致しません。
  • 文書ファイル管理簿では、カタカナに全角を使用しています。条件として半角のカタカナを指定すると、合致しません。
  • 記述式の検索項目で、同一項目に複数の検索条件を指定する場合には、検索条件とする文字列の間を空白で区切りますが、半角の空白と全角の空白のいずれも区切り文字として認識します。空白を含む一連の文字列としての検索は、出来ません。
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